Pierwszy krok w kierunku skutecznej komunikacji mailowej to świadomość jej znaczenia. Mamy do czynienia z platformą, która w znacznym stopniu kształtuje nasze relacje, zarówno w sferze zawodowej, jak i prywatnej. Umiejętność właściwej komunikacji za pośrednictwem elektronicznej poczty ma kluczowe znaczenie dla sukcesu w obu tych sferach życia. Aby zachować poziom kultury osobistej i skuteczności komunikacji, warto zastosować zasady savoir-vivre’u także w tym obszarze.
Z tego artykułu dowiesz się:
Jakie są zasady komunikacji mailowej?
Jasność w przekazie:
Ważne jest aby nasze wiadomości były klarowne i zrozumiałe. Unikajmy zbędnych szczegółów. Przykładowo, zamiast: „Proszę o informacje dotyczące poprawek w prezentacji z ostatniego spotkania”, lepiej użyć: „Czy mogę prosić o poprawki w prezentacji z ostatniego spotkania?”.
Precyzja i poprawność językowa:
Dobór odpowiednich słów to klucz do efektywnej komunikacji. Zamiast: „To, coś jest źle”, lepiej użyć konkretnego opisu, np.: „Zauważyłem błąd w sekcji trzeciej prezentacji”.
Odpowiedni ton i długość wiadomości:
Zwróćmy uwagę na ton używany w mailach. Przykład: W odpowiedzi na prośbę o pilny termin możemy napisać: „Oczywiście, postaram się to załatwić do końca dnia”. Dodatkowo, starajmy się, aby nasze wiadomości były zwięzłe ale zawierały wszystkie potrzebne informacje.
Jakie są zasady savoire vivre w załącznikach?
Formatowanie załączników:
Kiedy przesyłamy załączniki, zadbajmy o ich czytelność i dostępność. Przykładowo, zamiast wielu plików o niejednolitych nazwach, lepiej spakować je w jeden folder i opisać zwięźle, co zawiera.
Adresowanie i podpisy:
Warto pamiętać o stosownym sposobie adresowania wiadomości. Przykład: Zamiast: „Cześć”, lepiej użyć bardziej profesjonalnego „Dzień dobry” czy „Szanowni Państwo”, zwłaszcza w oficjalnej korespondencji. Dodatkowo, podpisując się, nie zapominajmy o swoich danych kontaktowych, co ułatwia szybką identyfikację nadawcy.
Jak zachowywać szacunek do odbiorcy?
Profesjonalizm i szacunek dla czasu odbiorcy:
W sferze biznesowej, warto zadbać o profesjonalizm w treściach wiadomości. Na przykład, podczas planowania spotkań lub prezentacji, starajmy się być konkretni i jasno formułować propozycje, szanując jednocześnie czas odbiorcy.
Czego możecie nie wiedzieć o komunikacji mailowej?
Według raportu Business Insider, około 50% osób przywiązuje dużą wagę do tonu użytego w mailach służbowych, uważając go za kluczowy czynnik wpływający na odbiór wiadomości. E-mail podpisany imiennie zamiast „zespół” czy „anonimowo” zwiększa zaangażowanie odbiorcy o ponad 20% (źródło: HubSpot).
Z kolei w badaniu przeprowadzonym przez McKinsey, około 28% czasu w firmach spędza się na przeglądaniu, odpowiadaniu i tworzeniu e-maili.
Savoir-vivre w komunikacji mailowej jest nie tylko o stosowaniu zasad, ale również o kulturze i szacunku. Właściwa komunikacja mailowa, oparta na etykiecie, nie tylko poprawia relacje, ale także wpływa na skuteczność przekazu. Stosując się do tych zasad, stajemy się bardziej profesjonalni i budujemy pozytywny wizerunek komunikatora. Warto pamiętać, że savoir-vivre w komunikacji mailowej to nie tylko kwestia formalności, ale również skuteczne budowanie relacji zarówno w sferze zawodowej, jak i osobistej.
Udostępnij artykuł
Barbara Harasimik
Zapisz się do newslettera
z aktualnościami.
Pozostałe artykuły
Funkcjonalne zamrożenie – Jak się z niego wyrwać?
Czy zdarzyło Ci się kiedyś czuć, że choć funkcjonujesz na...
Czytaj więcej
Ekoterapia – sposób na zatrzymanie się
Czasami mam wrażenie, że życie w dzisiejszych czasach przypomina nieustanny...
Czytaj więcej
Jak dorosły z dorosłym: Nawigacja w relacjach z rodzicami
Ostatnio coraz częściej zastanawiam się nad tym, jak ewoluują nasze...
Czytaj więcej
Czy psychoterapia może pomóc w walce z FOMO, czyli lękiem przed tym, że coś nas omija?
Wyobraź sobie piątkowy wieczór. Siedzisz w domu z kubkiem herbaty,...
Czytaj więcej
