Ułatwienia dostępu

Savoir-vivre w komunikacji mailowej: zasady, przykłady i ciekawostki

Pierwszy krok w kierunku skutecznej komunikacji mailowej to świadomość jej znaczenia. Mamy do czynienia z platformą, która w znacznym stopniu kształtuje nasze relacje, zarówno w sferze zawodowej, jak i prywatnej. Umiejętność właściwej komunikacji za pośrednictwem elektronicznej poczty ma kluczowe znaczenie dla sukcesu w obu tych sferach życia. Aby zachować poziom kultury osobistej i skuteczności komunikacji, warto zastosować zasady savoir-vivre’u także w tym obszarze.

Z tego artykułu dowiesz się:

Jakie są zasady komunikacji mailowej?

Jasność w przekazie:

Ważne jest aby nasze wiadomości były klarowne i zrozumiałe. Unikajmy zbędnych szczegółów. Przykładowo, zamiast: “Proszę o informacje dotyczące poprawek w prezentacji z ostatniego spotkania”, lepiej użyć: “Czy mogę prosić o poprawki w prezentacji z ostatniego spotkania?”.

Precyzja i poprawność językowa:

Dobór odpowiednich słów to klucz do efektywnej komunikacji. Zamiast: “To, coś jest źle”, lepiej użyć konkretnego opisu, np.: “Zauważyłem błąd w sekcji trzeciej prezentacji”.

Odpowiedni ton i długość wiadomości:

Zwróćmy uwagę na ton używany w mailach. Przykład: W odpowiedzi na prośbę o pilny termin możemy napisać: “Oczywiście, postaram się to załatwić do końca dnia”. Dodatkowo, starajmy się, aby nasze wiadomości były zwięzłe ale zawierały wszystkie potrzebne informacje.

Jakie są zasady savoire vivre w załącznikach?

Formatowanie załączników:

Kiedy przesyłamy załączniki, zadbajmy o ich czytelność i dostępność. Przykładowo, zamiast wielu plików o niejednolitych nazwach, lepiej spakować je w jeden folder i opisać zwięźle, co zawiera.

Adresowanie i podpisy:

Warto pamiętać o stosownym sposobie adresowania wiadomości. Przykład: Zamiast: “Cześć”, lepiej użyć bardziej profesjonalnego “Dzień dobry” czy “Szanowni Państwo”, zwłaszcza w oficjalnej korespondencji. Dodatkowo, podpisując się, nie zapominajmy o swoich danych kontaktowych, co ułatwia szybką identyfikację nadawcy.

Jak zachowywać szacunek do odbiorcy?

Profesjonalizm i szacunek dla czasu odbiorcy:

W sferze biznesowej, warto zadbać o profesjonalizm w treściach wiadomości. Na przykład, podczas planowania spotkań lub prezentacji, starajmy się być konkretni i jasno formułować propozycje, szanując jednocześnie czas odbiorcy.

Czego możecie nie wiedzieć o komunikacji mailowej?

Według raportu Business Insider, około 50% osób przywiązuje dużą wagę do tonu użytego w mailach służbowych, uważając go za kluczowy czynnik wpływający na odbiór wiadomości. E-mail podpisany imiennie zamiast “zespół” czy “anonimowo” zwiększa zaangażowanie odbiorcy o ponad 20% (źródło: HubSpot).

Z kolei w badaniu przeprowadzonym przez McKinsey, około 28% czasu w firmach spędza się na przeglądaniu, odpowiadaniu i tworzeniu e-maili.

Savoir-vivre w komunikacji mailowej jest nie tylko o stosowaniu zasad, ale również o kulturze i szacunku. Właściwa komunikacja mailowa, oparta na etykiecie, nie tylko poprawia relacje, ale także wpływa na skuteczność przekazu. Stosując się do tych zasad, stajemy się bardziej profesjonalni i budujemy pozytywny wizerunek komunikatora. Warto pamiętać, że savoir-vivre w komunikacji mailowej to nie tylko kwestia formalności, ale również skuteczne budowanie relacji zarówno w sferze zawodowej, jak i osobistej.

Udostępnij artykuł​
Barbara Harasimik
Barbara Harasimik
Nadchodzące wydarzenie

Add a strong one liner supporting the heading above and giving users a reason to click on the button below.

Zapisz się do newslettera
Aby otrzymywać cotygodniowe wiadomości
z aktualnościami.

Napisz do nas lub zadzwoń

 

 

 

w godz. 9:00 – 18:00 / pn – pt

Pozostałe artykuły