Pierwszy krok w kierunku skutecznej komunikacji mailowej to świadomość jej znaczenia. Mamy do czynienia z platformą, która w znacznym stopniu kształtuje nasze relacje, zarówno w sferze zawodowej, jak i prywatnej. Umiejętność właściwej komunikacji za pośrednictwem elektronicznej poczty ma kluczowe znaczenie dla sukcesu w obu tych sferach życia. Aby zachować poziom kultury osobistej i skuteczności komunikacji, warto zastosować zasady savoir-vivre’u także w tym obszarze.
Z tego artykułu dowiesz się:
Jakie są zasady komunikacji mailowej?
Jasność w przekazie:
Ważne jest aby nasze wiadomości były klarowne i zrozumiałe. Unikajmy zbędnych szczegółów. Przykładowo, zamiast: „Proszę o informacje dotyczące poprawek w prezentacji z ostatniego spotkania”, lepiej użyć: „Czy mogę prosić o poprawki w prezentacji z ostatniego spotkania?”.
Precyzja i poprawność językowa:
Dobór odpowiednich słów to klucz do efektywnej komunikacji. Zamiast: „To, coś jest źle”, lepiej użyć konkretnego opisu, np.: „Zauważyłem błąd w sekcji trzeciej prezentacji”.
Odpowiedni ton i długość wiadomości:
Zwróćmy uwagę na ton używany w mailach. Przykład: W odpowiedzi na prośbę o pilny termin możemy napisać: „Oczywiście, postaram się to załatwić do końca dnia”. Dodatkowo, starajmy się, aby nasze wiadomości były zwięzłe ale zawierały wszystkie potrzebne informacje.
Jakie są zasady savoire vivre w załącznikach?
Formatowanie załączników:
Kiedy przesyłamy załączniki, zadbajmy o ich czytelność i dostępność. Przykładowo, zamiast wielu plików o niejednolitych nazwach, lepiej spakować je w jeden folder i opisać zwięźle, co zawiera.
Adresowanie i podpisy:
Warto pamiętać o stosownym sposobie adresowania wiadomości. Przykład: Zamiast: „Cześć”, lepiej użyć bardziej profesjonalnego „Dzień dobry” czy „Szanowni Państwo”, zwłaszcza w oficjalnej korespondencji. Dodatkowo, podpisując się, nie zapominajmy o swoich danych kontaktowych, co ułatwia szybką identyfikację nadawcy.
Jak zachowywać szacunek do odbiorcy?
Profesjonalizm i szacunek dla czasu odbiorcy:
W sferze biznesowej, warto zadbać o profesjonalizm w treściach wiadomości. Na przykład, podczas planowania spotkań lub prezentacji, starajmy się być konkretni i jasno formułować propozycje, szanując jednocześnie czas odbiorcy.
Czego możecie nie wiedzieć o komunikacji mailowej?
Według raportu Business Insider, około 50% osób przywiązuje dużą wagę do tonu użytego w mailach służbowych, uważając go za kluczowy czynnik wpływający na odbiór wiadomości. E-mail podpisany imiennie zamiast „zespół” czy „anonimowo” zwiększa zaangażowanie odbiorcy o ponad 20% (źródło: HubSpot).
Z kolei w badaniu przeprowadzonym przez McKinsey, około 28% czasu w firmach spędza się na przeglądaniu, odpowiadaniu i tworzeniu e-maili.
Savoir-vivre w komunikacji mailowej jest nie tylko o stosowaniu zasad, ale również o kulturze i szacunku. Właściwa komunikacja mailowa, oparta na etykiecie, nie tylko poprawia relacje, ale także wpływa na skuteczność przekazu. Stosując się do tych zasad, stajemy się bardziej profesjonalni i budujemy pozytywny wizerunek komunikatora. Warto pamiętać, że savoir-vivre w komunikacji mailowej to nie tylko kwestia formalności, ale również skuteczne budowanie relacji zarówno w sferze zawodowej, jak i osobistej.
Udostępnij artykuł
Barbara Harasimik
Zapisz się do newslettera
z aktualnościami.
Pozostałe artykuły
Jaką skalą mierzysz swoją samoocenę?
Czy mierzenie siebie prowadzi do samobiczowania? Depresja wiąże się z...
Czytaj więcej
Twoje Triggery jako szansa rozwoju
Czy zdarza Ci się zareagować intensywnymi emocjami na pozornie błahe...
Czytaj więcej
ADHD a problemy ze snem – Jak odzyskać regeneracyjny sen?
W codziennym życiu osób z ADHD pojawiają się liczne wyzwania,...
Czytaj więcej
Jak uwolnić się od efektu niebieskiej kropki?
Łatwo wpaść w pułapkę negatywnych myśli, a jednym z mechanizmów,...
Czytaj więcej
